Når en virksomhet bruker Flowday til å logge kjøring foretatt av ansatte eller andre fysiske personer, behandles personopplysninger på vegne av virksomheten. Virksomheten er da behandlingsansvarlig, og Flowday er databehandler etter GDPR art. 28.
1. Formålet med behandlingen
Flowday behandler personopplysninger utelukkende for å levere kjørebok-tjenesten — det vil si logging av posisjon, rute, klassifisering av turer som jobb/privat, og generering av rapporter i samsvar med Skatteetatens krav.
2. Kategorier av personopplysninger og registrerte
- Identifikasjon: navn, e-post, telefon, brukerprofil.
- Kjøretøy: registreringsnummer, kilometerstand.
- Posisjon: GPS-data, rute, tidspunkt for start og stopp.
- Bruk: klassifisering jobb/privat, notater.
Registrerte er typisk ansatte og andre sjåfører av kundens kjøretøy.
3. Databehandlers plikter
- Behandle opplysninger kun etter dokumenterte instrukser.
- Sikre at personer med tilgang har taushetsplikt.
- Iverksette egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.
- Bistå behandlingsansvarlig ved henvendelser fra registrerte.
- Varsle om brudd uten ugrunnet opphold (innen 24 timer).
- Slette eller tilbakelevere data ved avtaleslutt.
4. Underdatabehandlere
Flowday benytter følgende underdatabehandlere per dato angitt øverst: Supabase (database og autentisering), Vercel (hosting), Resend (e-postutsendelser), og en norsk mobiloperatør (datatrafikk for GPS-enhet). Oppdatert oversikt deles på forespørsel og før endringer iverksettes.
5. Overføring utenfor EU/EØS
Overføring til tredjeland skjer kun dersom det er nødvendig, og med tilstrekkelig grunnlag (EU-kommisjonens standardklausuler eller adekvansbeslutning).
6. Lagringstid
Data behandles så lenge avtalen mellom partene består. Ved opphør tilbakeleveres eller slettes data i tråd med behandlingsansvarliges instruks, med unntak av det som må bevares for å oppfylle norske lovkrav (særlig bokføringsloven).
7. Signering
Ønsker du en signert databehandleravtale? Send en e-post til personvern@flowday.no så sender vi en ferdig utfylt mal.